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Introducción - Compras de equipos de imagenología 101.
¿Estás por comprar tu primer equipo de imagenología?
Bueno…
Antes que nada, considera que esta adquisición representa un proyecto integral, no la compra de un mero producto.
Dependiendo del proveedor que elijas (sea la empresa fabricante del equipo, distribuidores oficiales u otros) y al acuerdo al que llegues con este, tal adquisición podría incluir, por ejemplo:
• Algunos accesorios, consumibles y/o refacciones.
• Ciertas garantías, soporte técnico y capacitaciones para el correcto uso del equipo.
• El servicio de entrega, recepción, instalación y puesta en marcha del equipo.
• O bien, el servicio de mantenimiento durante un período razonable o en circunstancias particulares.
• Y algo muy importante, un sistema PACS y visor DICOM avanzados.
Dicho de otra forma, no basta con tener o asignar presupuesto para comprar un equipo de imagenología. De entrada, tendrías que ver realmente qué tanto podrías obtener a cambio del precio final propuesto por el proveedor que elijas.
En segundo lugar, también debes pensar en la sala en la que se encontraría el equipo y la inversión que representaría adecuarla, sobre todo si para instalar tu nueva adquisición, requieres desinstalar otro equipo (servicio que tiene su propio precio).
Por cierto, cabe resaltar que la guía mecánica del fabricante del equipo, es fundamental para adecuar una sala, así como lo es la figura de un Asesor Especializado en Seguridad Radiológica (AESR).
Mencionado lo anterior, hablemos más sobre:
Guía mecánica.
En esencia, una guía mecánica es un documento fundamental para la correcta planificación y diseño de espacios, que deberá indicar de manera precisa la ubicación de mobiliario, accesorios y en este caso, del equipo de imagenología en la sala correspondiente, por lo tanto…
El equipo que adquieras y la empresa que lo fabrica, serán determinantes para conocer y entender los requisitos que deben ser cubiertos correcta y particularmente, en relación a la sala en la que se encontrará tu equipo.
Para informarte mejor, puedes consultar la NOM-229-SSA1-2002.
Dicho eso y considerando a aquellas personas que no conozcan o no hayan visto antes alguna guía mecánica, quiero compartirte un “ejemplo ilustrativo ultra elemental” (sí, sé que en principio esto puede sonar algo raro) de una de estas, que si bien, no incluye medidas, ni el posicionamiento del mobiliario y accesorios correspondientes, ni otros aspectos relevantes con los que SÍ DEBE contar una guía mecánica en forma, tal ejemplo pretende ayudarte a conocer o mejor dicho, a darte una idea inicial y elemental de cómo es o cómo se vería una guía mecánica.
Evidentemente que cuándo adquieras tu equipo de imagenología y puedas ver la guía mecánica correspondiente en forma, te darás cuenta porqué le llamo al anterior, “ejemplo ilustrativo ultra elemental”, pero bueno…
Espero que el ejemplo anterior de verdad te ayude a familiarizarte con este tipo de recursos, en caso de no hubieses visto uno antes.
Por otra parte y retomando…
Asesor Especializado en Seguridad Radiológica (AESR).
Resumiendo bastante, podemos decir que:
Un Asesor Especializado en Seguridad Radiológica (AESR) es un profesional que puede realizar la memoria analítica de cálculo de blindajes y levantamiento de niveles de radiación, requisitos que cuanto menos, a la fecha de publicación de este artículo, son fundamentales para los establecimientos de diagnóstico médico con rayos X en México.
Cuando requieras de los servicios de un AESR, podrías consultar con la autoridad sanitaria en México (COFEPRIS) acerca de los Asesores Especializados en Seguridad Radiológica que estén vigentes y debidamente autorizados para prestar los servicios correspondientes.
Posterior a ello, trata de identificar a aquellos AESR que se encuentren más cerca de tu ubicación, considerando que para contratar los servicios de uno de estos profesionales localizado en una ciudad o estado distinto a aquél en el que tú te encuentras, además del precio de esos servicios, es muy probable que debas pagar sus viáticos, pero ojo…
Hay Asesores Especializados en Seguridad Radiológica con mayor reconocimiento y prestigio que otros, dada su experiencia y efectividad.
Si el AESR que te genera más confianza no está cerca de tu ubicación, evalúa si el precio de sus servicios y los viáticos que tendrías que cubrir, compensan la confianza, tranquilidad y certeza que puede ofrecer tal profesional.
Un buen AESR puede ser un aliado estratégico muy valioso, así que asegúrate de elegir al correcto para ti.
La decisión está en tus manos, tómala con sabiduría y responsabilidad.
Otras relaciones estratégicas.
Además del AESR, hablemos sobre otros profesionales a los que podrías consultar en relación a la compra de equipos de imagenología:
Abogados especializados:
En compras o mejor dicho, en los aspectos contractuales de las adquisiciones de equipos de imagenología.
NOTA: En algunos casos, las negociaciones de la adquisición de un equipo de imagenología, podrían incluir acuerdos o compromisos de confidencialidad, dadas las condiciones comerciales o información técnica del equipo.
Antes de compartir detalles de la cotización con terceros (por ejemplo, con un técnico radiólogo externo, para que te brinde su opinión), valida los alcances legales.
• Para el personal de compras de un hospital: Tienen la ventaja de derivar las revisiones que apliquen, al departamento legal interno.
• Para los médicos radiólogos independientes: La responsabilidad es directamente para estos profesionales y podrían asesorarse con algún abogado especializado, para saber qué sí pueden compartir, sin poner en riesgo la negociación.
Asesores y/o consultores financieros:
Para informarte mejor y aprender a realizar adquisiciones estratégicas según tu contexto (por ejemplo, mediante la solución financiera “reverse factoring”).
Médico radiólogo:
Si no eres médico radiólogo y eres personal del departamento de compras de un hospital (por ejemplo), consultar a alguna(o) de estos profesionales con la experiencia suficiente, podría orientarte con respecto a:
• La calidad de las marcas de equipos de imagenología que puedes elegir.
• Insumos y consumibles para impresión (por ejemplo películas), que se utilizan para los estudios de imagen médica.
• Sistemas PACS y visores DICOM, de los que son usuarios finales.
• Y si fungen como “Responsable de la Operación y Funcionamiento (ROF) del establecimiento” (figura que abordaremos más adelante), su perspectiva es clave para entender mejor las exigencias de la autoridad sanitaria desde el día uno.
Técnico radiólogo:
En resumen, en función de la condición de “Personal Ocupacionalmente Expuesto (POE)” de los técnicos radiólogos, su formación y por supuesto de la experiencia que tengan (particularmente al trabajar con equipos de distintas marcas), su opinión podría orientarte para:
• Valorar entre varios “equipos candidatos”, ayudándote a entender mejor algunas diferencias técnicas entre uno u otro.
• Valorar entre distintas marcas de dispositivos y equipos de protección radiológica para POE y pacientes, tales como mamparas, protectores de tiroides, collarines, mandiles, entre otros.
• Entender mejor la importancia y responsabilidades del rol del POE, además de los cuidados y protección que debe tener, dado que es una figura crucial para los establecimientos de diagnóstico médico con rayos X (a muy resumidas cuentas, el POE es quién utiliza el equipo de imagenología y en otro artículo podríamos hablarte más al respecto).
Ingeniero biomédico:
Algunos de estos profesionales pueden tener experiencia en la “venta de equipos médicos”, siendo que hay empresas que los buscan particularmente para esta labor, por lo tanto, sería interesante contar con la opinión u orientación de un buen y confiable ingeniero biomédico que tenga experiencia en ventas de equipos de imagenología.
Técnico en mantenimiento (con experiencia en salas de rayos X):
Cuando el proveedor que eliges únicamente te vende el equipo, el servicio, consejo u opinión de un buen técnico puede ser especialmente favorable.
Sus labores se centran en que las instalaciones en las que se encuentra el equipo de imagenología sean seguras y funcionales para los pacientes, el POE y para el mismo equipo a nivel de infraestructura, particularmente en relación a la seguridad eléctrica, complementando (pero no sustituyendo) aquellas labores en las que se enfoca un AESR (como el blindaje de una sala).
NOTA: Mientras en los hospitales tienen la ventaja de asignar las labores de mantenimiento a su departamento interno, un médico radiólogo independiente (en caso de ser de su interés), tendría que buscar por su cuenta a un técnico en mantenimiento debidamente capacitado.
Identifica tu “perfil de comprador”.
Por otro lado, para realizar compras estratégicas es fundamental que analices y entiendas tu contexto y los retos a los que debes enfrentarte como comprador(a) y para ello, veamos 2 perfiles particulares:
Si eres médico radiólogo que tiene su propio consultorio,
Puedes contar con ventajas como:
• Tener la autonomía para tomar decisiones de compra, sin la autorización de un jefe (aunque puede que prefieras recibir el mejor asesoramiento y acompañamiento posible de distintas personas especialistas, para realizar compras estratégicas de equipos de imagenología).
• Tener la oportunidad de forjar y nutrir relaciones estratégicas ganar-ganar de manera más directa con tus proveedores (siendo que serías la dueña o dueño del consultorio).
• En la medida en la que adquieras más experiencia, podrás contar una perspectiva más profunda y completa sobre lo que necesitas como responsable del consultorio.
Pero tendrás algunos retos, por ejemplo:
• Asumir directamente la responsabilidad regulatoria ante la autoridad sanitaria.
NOTA: Toma en consideración que los “médicos radiólogos” son por antonomasia quiénes pueden asumir el rol y/o figura de responsable ante las autoridades sanitarias en México para el caso de los establecimientos de diagnóstico médico con rayos X.
• Armar tu propio equipo multidisciplinario (AESR, contadores, ingenieros, etc) desde cero y gestionar los riesgos que ello implique.
• Al ser dueña o dueño del consultorio y por tanto responsable financiero del mismo, deberás asumir diversos riesgos financieros.
Si eres parte del personal del departamento de compras de un hospital, que tiene un Sistema de Gestión de Calidad (SGC) y un proceso de compra establecido,
Tendrás ventajas como:
• Tener un equipo multidisciplinario in-house (personal del mismo hospital) al que puedas consultar en distintas ocasiones.
• Justamente, contar con un proceso de compra eficiente y en mejora continua.
• En condiciones normales, no tendrías que ser el “rostro” del hospital, ante la autoridad sanitaria en México, puesto que habría uno o más médicos radiólogos que lo serían.
Pero tendrás algunos retos, por ejemplo:
• Obtener las autorizaciones correspondientes para cada compra, siendo que muy probablemente no tengas la misma autonomía que el perfil de comprador anterior.
• En distintas ocasiones deberás esforzarte para “traducir” las necesidades del departamento de imagenología, para tu jefa o jefe o bien para otras personas involucradas en el proceso de compra de un equipo de imagenología.
NOTA: De hecho, te invito a considerar que reunir a las o los jefes de los departamentos pertinentes para tomar las decisiones de compra de equipos de imagenología, en conjunto con el proveedor y/o alguno de los representantes oficiales del fabricante, para plantear cuestionamientos, resolver dudas y/o meramente para negociar, podría volver más fluida la comunicación entre todos los involucrados.
• Dar seguimiento a adquisiciones que podrían retrasarse en función del proceso de compras del hospital en el que trabajas y mantener el contacto y una buena relación con los proveedores en cuestión.
NOTA: Considera que si un hospital ya tiene una relación consolidada con un proveedor en particular, el personal del departamento de compras, en lugar de centrarse en cotizar con distintos proveedores potenciales, posiblemente deba enfocarse en seguir el proceso de compra del hospital e interactuar con su proveedor.
Aunque pueden existir más “perfiles de comprador”, ventajas y retos, los anteriores funcionan como introducción y serán útiles para reflexionar al respecto del contexto y retos de algunos compradores.
Autoridad sanitaria en México y algunas licencias y permisos.
Por otro lado y en resumen, la Comisión Federal para la Protección contra Riesgos Sanitarios (COFEPRIS) es una autoridad en México, que regula a los establecimientos de diagnóstico médico con rayos X.
Antes hablamos de la figura del Asesor Especializado en Seguridad Radiológica, de la memoria analítica de cálculo de blindajes y levantamiento de niveles de radiación y ahora quiero hablarte de otros trámites importantes que se realizan ante COFEPRIS:
Licencia sanitaria del establecimiento de diagnóstico médico con rayos X:
Aquellos establecimientos en los que se utilicen sistemas de:
a. Rayos X convencionales.
b. Fluoroscopia.
c. Tomografía computarizada.
d. Mamografía.
e. Radiografía panorámica dental.
f. Y equipos móviles o portátiles de rayos X.
Requieren de licencia sanitaria y ojo con el uso de los equipos de rayos X móviles o portátiles, dado que la NOM-229-SSA1-2002 establece restricciones / limitaciones en función de ello.
NOTA: Es posible que algunos establecimientos que operen solo con resonadores magnéticos, requieran de aviso de funcionamiento y no de licencia sanitaria como tal.
Para mayor información consulta a la autoridad sanitaria.
Permiso de Responsable de la Operación y Funcionamiento (ROF) del establecimiento:
Como te mencioné antes, las y los médicos radiólogos son por antonomasia quiénes pueden asumir el rol y/o figura de responsable ante la COFEPRIS, para el caso de los establecimientos de diagnóstico médico con rayos X en México y para ello, requieren tramitar su permiso de ROF.
Ser ROF conlleva grandes responsabilidades y tanto los dueños, socios, directivos y/o todo el personal del establecimiento de diagnóstico médico con rayos X deberían involucrarse (en la proporción debida) en el cumplimento de aquello que les requiera la autoridad sanitaria.
No dejen solas o solos a los ROF, sobre todo porqué conforme el establecimiento adquiere más equipos de imagenología y/o es readecuado, ser responsable de la operación y funcionamiento puede volverse cada vez más complejo.
Para más información consulta a la autoridad sanitaria.
Un par más:
Permisos o avisos de publicidad. A resumidas cuentas, los permisos pueden implicar un pago de derechos y los avisos de publicidad no necesariamente.
NOTA: Considera que estos no son los únicos trámites, permisos, licencias y/o autorizaciones que existen y/o que requieras realizar ante COFEPRIS. Para más información consulta a la autoridad sanitaria.
Dicho lo anterior y para finalizar con este apartado, una “manera de ahorrar” en tu proyecto de adquisición de un equipo de imagenología (por raro que te pueda sonar en principio), es evitar errores en trámites que deriven en nuevos pagos de derechos.
Considera que para el caso de los trámites realizados ante COFEPRIS, algunos errores y/o imprecisiones al realizar los mismos, no necesariamente implican una negativa, sino una “prevención” y ante esto, las personas interesadas, podrían realizar las acciones y/o correcciones requeridas para concluir satisfactoriamente el o los trámites que correspondan, evitando repetirlos.
Para más información consulta a la autoridad sanitaria.
Servicios de entrega, recepción, instalación, puesta en marcha y mantenimiento del equipo.
Dicho todo lo anterior, quiero hablarte más sobre los servicios de entrega, recepción, instalación, puesta en marcha y mantenimiento del equipo.
Respecto a la entrega y recepción:
Es importante pactar con tu proveedor la ubicación, fecha y horario, además de establecer quién asume la responsabilidad y costos del traslado:
• El proveedor: Si lo incluye en el precio de la adquisición del equipo, utilizando su propia infraestructura y apoyándose de su personal.
• El comprador(a): Contratando a un transportista externo con experiencia, respecto a equipos de imagenología.
En cualquiera de los casos anteriores, la complejidad de estas maniobras merece un análisis detallado, por lo que profundizaremos en ello en otro artículo.
Respecto a la instalación y puesta en marcha del equipo de imagenología:
Hay tanto que decir, que por el momento me limitaré a compartirte 5 puntos fundamentales y en otro artículo, con gusto podemos hablarte más sobre ello.
1. Son servicios vitales para la operación del establecimiento en el que se realizarán estudios de imagen médica y deben pactarse ubicación, fecha y horarios para realizarlos.
2. Cerciórate oportunamente de que el proveedor que elijas, cuente con personal especializado y debidamente capacitado para realizar estos servicios.
3. Elige un proveedor que cuente con y utilice documentación adecuada para registrar y confirmar la correcta prestación de estos servicios.
4. Es crucial definir qué sucedería si el personal de tu proveedor, al realizar sus labores descubre algún “problema oculto” en la sala del equipo (mismo que no provocaron estas personas) y del que como comprador(a), no tenías conocimiento.
5. Considera los “días extra”, los cuáles podrían aplicar cuando por razones ajenas al personal de tu proveedor y/o por causas de fuerza mayor, alguno de estos servicios o ambos sean interrumpidos (por ejemplo, por un apagón eléctrico en la colonia que imposibilite la prestación de los mismos o retrasos en la obra civil de tu sala).
Respecto a los mantenimientos:
En resumen, existen los que son preventivos (para cuidar la vida útil de tu equipo) y los que son correctivos (para imprevistos y emergencias).
Evita considerar los mantenimientos como gastos opcionales, de hecho y en lugar de ello, sería prudente que desde el inicio del proyecto de adquisición de tu equipo de imagenología, seas consciente que vas a requerir estos servicios y que te informes sobre precios y condiciones particulares.
Posteriormente escribiremos un artículo enfocado en mantenimientos.
Sobre el servicio de desinstalación…
Si tu proyecto implica sustituir un equipo en tu sala, la desinstalación será un servicio necesario e importante que puede tener algunas implicaciones delicadas, siendo que de no realizarla de manera cuidadosa y tomando las precauciones requeridas, podrían ocasionarse daños significativos a la sala y eso dependiendo de la gravedad de los daños, puede generar considerables costos de recuperación que no tenías contemplados.
Por tanto, elige sabiamente a tu proveedor.
Conclusiones.
Quiero finalizar este artículo con los siguientes comentarios:
1. La adquisición de un equipo de imagenología representa un proyecto integral, no la compra de un mero producto.
2. Además del equipo, confirma qué tanto podrías obtener a cambio del precio final propuesto por el proveedor que elijas (accesorios, garantías, servicios, entre otros).
3. La sala del equipo es un factor clave, sé consciente que tendrás que invertir en esta.
• Puedes buscar constructoras con experiencia en salas de rayos X / imagenología, en caso de que requieras o prefieras construir una nueva sala.
• Una sala existente puede ser reacondicionada.
Para ambos casos, la guía mecánica del fabricante y requisitos como la memoria analítica de cálculo de blindajes y levantamiento de niveles son fundamentales.
4. El fabricante del equipo de imagenología y el Asesor Especializado en Seguridad Radiológica son claves dentro de este proceso de compra / adquisición.
5. Las figuras de ROF y POE son cruciales para los establecimientos de diagnóstico médico con rayos X.
6. Es clave generar, cultivar y preservar relaciones ganar-ganar con buenos proveedores.
7. Los servicios de entrega, recepción, instalación, puesta en marcha y mantenimiento del equipo son clave y Haken Imagenología puede orientarte, contáctanos.
8. Evitar errores en trámites que deriven en nuevos pagos de derechos, por raro que suene en principio, es una manera de ahorrar.
9. Rodéate de las personas correctas e infórmate lo mejor posible sobre aspectos clave del equipo de imagenología que quieras adquirir.
10. Sé plenamente consciente de tu contexto y retos como comprador(a).
Dicho todo lo anterior, quiero agradecerte por acompañarme hasta el final del artículo, lo valoro mucho.
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